SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
I. CHỨC NĂNG
- Phòng Tài chính kế toán là phòng chuyên môn, nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc mà trực tiếp là bác sĩ giám đốc bệnh viện.
- Tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý tài chính bệnh viện, xây dựng các định mức, tiêu chuẩn chi tiêu cho hoạt động bệnh viện.
- Độc lập về chuyên môn nghiệp vụ và tuân thủ các quy định của pháp luật về công tác tài chính - kế toán.
II. NHIỆM VỤ
- Lập dự toán thu – chi ngân sách nhà nước hằng năm, tính toán và phân bổ định mức chi tiêu cho các mặt hoạt động của bệnh viện. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các báo cáo tài chính, về toàn bộ công tác kinh tế tài chính phát sinh của bệnh viện.
- Xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, kiểm tra tình hình thu – chi tài chính trong bệnh viện về các hạng mục như mua sắm, sửa chữa …).
- Tính toán và chi trả lương, phụ cấp, trợ cấp và các chế độ về BHYT, BHXH cho cán bộ, công nhân viên.
- Trích nộp các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp của bệnh viện và cá nhân theo quy định.
- Tổ chức công tác tài chính - kế toán trong bệnh viện theo đúng quy định nhà nước hiện hành.
- Định kỳ thực hiện các báo cáo tài chính như: quyết toán kinh phí hoạt động, báo cáo tổng hợp kiểm kê tài sản hằng năm, báo cáo thu nộp tiền mặt, hạn mức kinh phí, tiền gửi ngân hàng, báo cáo thu viện phí và thanh toán BHYT ….
- Tổ chức và quản lý công tác thu viện phí, BHYT, yêu cầu và các nguồn dịch vụ.
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ các chứng từ, sổ sách kế toán theo chế độ quy định của pháp luật.
- Tổng hợp tình hình tài chính, phân tích kết qủa kinh phí hoạt động của bệnh viện, tiền lương và các khoản thu nhập của cán bộ, công nhân viên.
III. CÔNG TÁC TỔ CHỨC
Tổng số: 47 nhân viên, trong đó:
- Đại học: 15; cao đẳng: 04; trung cấp: 27; sơ cấp: 01.
- Trình độ Chính trị: trung cấp 01.
- Đảng viên: 05.
Vị trí phân công công việc:
- Trưởng phòng: 01.
- Tổ chuyên môn: 11 nhân viên.
- Tổ chuyên môn: 11 nhân viên.
- Tổ viện phí: 27 nhân viên.
- Tổ BHYT: 07 nhân viên.
- Thủ quỹ: 01.
Nhiệm vụ cụ thể:
1. Trưởng phòng:
- Quản lý, điều hành, giám sát, kiểm tra toàn bộ công việc của phòng.
- Tham mưu cho giám đốc về tình hình tài chánh của đơn vị.
2. Nhân sự tổ chuyên môn:
2.1 Kế toán Tổng hợp:
- Hạch toán tổng hợp trên phần mềm kế toán Misa, theo dõi công tác hạch toán kế toán, mục lục ngân sách.
- Báo cáo tổng hợp tình hình tài chính cho phòng KHTH (hàng quý).
- Báo cáo tình hình tài chính 6 tháng đầu năm, cuối năm cho phòng KHTH.
- Báo cáo tài chính (nộp Sở Y tế) hàng quý, 06 tháng, năm.
- Các báo cáo đột xuất của Sở Y tế.
- Báo cáo số liệu họp BV hàng tháng.
- Đối chiếu các khoản thu chi hoạt động sự nghiệp: ngân sách, viện phí, hoạt động dịch vụ, dinh dưỡng.
- Đối chiếu công nợ hàng tháng với các bộ phận (KT Công nợ, KT KDD, KT tài sản).
- Sau khi đã có đầy đủ các báo cáo kho, tiền mặt, tiền gửi, đối chiếu công nợ, đối chiếu TSCĐ và CCDC thì lập bảng cân đối tài khoản.
- Chịu trách nhiệm hướng dẫn các kế toán viên mở sổ chi tiết để kế toán tổng hợp có cơ sở hạch toán báo cáo tài chính: hàng tháng, quý vào sổ tổng hợp: báo cáo cho trưởng phòng các trường hợp kế toán chi tiết hạch toán định khoản sai, chi không đúng nội dung mục lục ngân sách, hạch toán điều chỉnh đơn làm ảnh hưởng số liệu cân đối kế toán. Ghi nhận sai sót và thông báo tất cả kế toán chi tiết để điều chỉnh xem như đây là công tác đào tạo lại về chuyên môn.
- Lưu trữ tất cả sổ sách kế toán (có đóng mộc giáp lai): kiêm kế toán các khoản thu dịch vụ, hoạt động XHH, các nguồn thu ủng hộ khác: theo dõi các nguồn thu, hạch toán chi phí, tính toán và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với tất cả các khoản thu dịch vụ.
2.2 Kế toán Tài sản - Kế toán kho vật tư hàng hóa, dinh dưỡng:
- Nhập chứng từ tăng mới TSCĐ, CCDC, VTHC và theo dõi, đối chiếu TSCĐ, CCDC, VTHC tăng mới với kế toán tổng hợp.
- Theo dõi, hạch toán giảm TSCĐ, CCDC, VTHC do điều chuyển, hư hỏng, thanh lý.
- Trích khấu hao, hao mòn TSCĐ, phân bổ CCDC theo quy định.
- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến TSCĐ, CCDC, VTHC.
- Tính khấu hao, CCDC theo từng khoa, phòng.
- Lập các báo cáo tài sản (nếu có).
- Đối chiếu khấu hao TSCĐ và CCDC khoa dinh dưỡng với kế toán khoa dinh dưỡng.
- Đối chiếu thường xuyên với kế toán Tổng hợp, kế toán Công nợ.
- Tổ chức thanh lý TSCĐ, CCDC.
- Kiểm kê kho HCQT, TBYT, CNTT hàng tháng, hàng quý và lập báo cáo kiểm kê.
- Kiểm kê tài sản cuối năm: phối hợp cùng các phòng HCQT, TBYT, CNTT kiểm kê tất cả tài sản, MMTB tất cả các khoa phòng và lập báo cáo kiểm kê.
- Lập bảng tính khấu hao và sổ tài sản cố định.
- Báo cáo nhập xuất tồn các khoa dinh dưỡng, VTHH, thuốc và vật tư TTB y tế.
- Thu chi nguồn dinh dưỡng phát sinh hàng ngày.
- Kiểm kê kho dinh dưỡng định kỳ hàng tháng, trong tháng kiểm tra đột xuất khi nhập xuất kho.
2.3 Kế toán Công nợ:
- Kiểm hồ sơ đề nghị thanh toán khoa Dược, phòng CNTT, TBYT, HCQT, khoa dinh dưỡng (bao gồm kiểm đề nghị thanh toán, trả đề nghị thanh toán chưa hợp lệ, chưa đúng và hướng dẫn hoặc xin ý kiến lãnh đạo phòng cách khắc phục).
- Kiểm hợp đồng mua bán của các khoa phòng.
- Các trường hợp đã chuyển hồ sơ thanh toán nhưng chưa chi thì kế toán Tiền gửi và kế toán Tiền mặt lưu, theo dõi, quản lý.
- Theo dõi công nợ hàng mua do phòng HCQT - phòng CNTT - phòng Vật tư TTBYT – khoa Dinh Dưỡng – khoa Dược thực hiện.
- Theo dõi công nợ khác (ngoài các công nợ trên), công nợ phải thu nếu có (theo hợp đồng nhượng máu, Ban Quản lý dự án HIV, thu tiền sử dụng điện nước…).
- Lưu trữ tất cả hợp đồng kinh tế phải thu phải trả chuyển về phòng Tài Chính Kế Toán.
2.4 Kế toán Dược:
- Lập báo cáo công nợ thuốc hàng tháng.
- Lập báo cáo nhập xuất tồn vật tư y tế, nhập xuất tồn thuốc.
- Kiểm nhập chứng từ qua kho của khoa dược, nhà thuốc, y dụng cụ, VTYTTH.
- Cuối tháng kiểm kê dược và làm báo cáo.
- Lưu trữ tất cả hợp đồng kinh tế phải thu phải trả của khoa Dược, lập báo cáo tháng, quý năm chuyển kế toán tổng hợp.
- Lưu công văn đến, văn thư phòng Tài Chính Kế Toán.
2.5 Kế toán Tiền gửi:
- Thực hiện các chứng từ thu, chi tiền gửi qua Ngân hàng, Kho bạc theo quy định.
- Lập giấy báo hạch toán nợ khi ủy nhiệm chi ngân hàng, kho bạc đã chuyển tiền, theo ngày.
- Lập ủy nhiệm chi ngân hàng kho bạc của từng nguồn theo từng ngày.
- Theo dõi các khoản báo có của tất các các nguồn theo từng ngày.
- Đối chiếu số thu các nguồn cuối tháng.
- Theo dõi sổ tiền gửi của ngân hàng, kho bạc các nguồn theo từng tháng.
- Theo dõi và đối chiếu công nợ với các công ty theo từng tháng – quý – năm.
- Theo dõi và lưu hồ sơ chờ thanh toán; lập báo cáo tháng, quý năm chuyển kế toán tổng hợp.
2.6 Kế toán Tiền mặt:
- Báo cáo số thu tiền mặt theo ngày, 5 ngày, tháng.
- Theo dõi tạm ứng tiền mặt các nguồn.
- Lập sổ theo dõi BN tạm ứng hàng tháng.
- Lập bảng kê tiền sử dụng điện nước can tin, nhà xe, quầy thuốc ....
- Lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt.
- Đối chiếu số thu các nguồn cuối tháng, lập báo cáo tháng, quý năm chuyển kế toán tổng hợp.
2.7 Kế toán tiền lương:
- Nhận thông báo biến động nhân sự, tiền lương, xếp loại ABC, thay đổi ngày công, hệ số lương từ phòng TCCB.
- Tính các khoản lương và phụ cấp cho CCVC:
+ Lương ngân sách.
+ Phụ cấp ưu đãi ngành.
+ Phụ cấp độc hại.
+ Phụ cấp trách nhiệm.
+ Phụ cấp vượt khung.
+ Bồi dưỡng độc hại.
+ Các khoản đóng góp theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ).
+ Các khoản khen thưởng.
+ Thu nhập tăng thêm.
- Lập Bảng tổng hợp các khoản chi lương.
- Thực hiện kế toán BHXH hàng tháng, quý: chế độ ốm đau, thai sản; đi bảo hiểm duyệt chế độ nghỉ hưởng BHXH; đối chiếu công nợ BHXH, quyết toán với BHXH định kỳ theo quy định.
2.8 Kế toán nguồn Ngân sách và các chương trình (lao, HIV, đào tạo):
- Theo dõi nguồn kinh phí NS tự chủ, không tự chủ; các nguồn kinh phí cấp chương trình đào tạo và các chương trình khác.
- Lập chuyển khoản tiền lương, các khoản phụ cấp trực chuyên môn, thủ thuật, phẫu thuật, p/c ưu đãi ngành y tế..., các khoản BHXH phải nộp.
- Theo dõi hạn mức kinh phí theo tháng – quý – năm
- Hàng tháng đối chiếu số liệu với Kho bạc; lập báo cáo tháng, quý năm chuyển kế toán tổng hợp.
2.9 Thủ quỹ:
- Hàng ngày nhận, kiểm và phân loại tiền thu viện phí nội, ngoại trú.
- Nộp tiền cho ngân hàng chuyên thu (ngân hàng BIDV): hai ngày nộp một lần và sáng ngày thứ bảy hàng tuần.
- Rút tiền tại ngân hàng, kho bạc.
- Chi các khoản chi tiền mặt.
- Lập sổ quỹ tiền mặt từng nguồn, đối chiếu với kế toán tiền mặt.
3. Nhân sự thu viện phí: 27 nhân viên
3.1 Nhiệm vụ tổ trưởng:
- Phân công phân nhiệm cho nhân viên viện phí và kế toán thu tại khoa theo đúng thông báo của lãnh đạo phòng Tài Chính Kế Toán.
- Quản lý, kiểm tra giờ giấc làm việc, tinh thần làm việc, tác phong làm việc của nhân viên viện phí và kế toán thu tại khoa để hoàn thành nhiệm vụ hợp lý, hiệu quả.
- Điều hành, điều động tất cả nhân viên viện phí và kế toán thu tại khoa để đảm bảo bệnh nhân không bị ùn tắc, ứ đọng ở bất kỳ khâu thanh toán nào.
- Xây dựng lịch trực, theo dõi chấm công cho tất cả nhân viên viện phí và kế toán thu tại khoa.
- Phổ biến tất cả các thông báo, ý kiến chỉ đạo nghiệp vụ, sinh hoạt chuyên môn của lãnh đạo phòng Tài Chính Kế Toán đảm bảo đến tất cả nhân viên viện phí và kế toán thu tại khoa liên quan.
- Phối hợp tốt với khoa Khám bệnh, các khoa Cận lâm sàng, các khoa Lâm sàng, khoa Dinh Dưỡng trong công tác thu viện phí, thu tiền ăn dinh dưỡng.
- Thực hiện các công việc đột xuất khác theo yêu cầu của lãnh đạo phòng Tài Chính Kế Toán.
3.2 Nhiệm vụ nhân viên thu viện phí:
- Nhận phiếu thanh toán viện phí, đối chiếu kiểm tra số tiền trên phiếu thanh toán và trên phần mềm, kiểm tra phiếu thu tạm ứng, xác định khoản tiền thừa thiếu để thu thêm hoặc hoàn trả cho thân nhân, bệnh nhân.
- Chịu trách nhiệm về bảng kê, chứng từ thanh toán, biên lai, hóa đơn đảm bảo thu nộp tiền đúng quy định.
- Kiểm và nộp tiền thu viện phí hàng ngày cho thủ quỹ.
- Lập báo cáo thu viện phí, thu tạm ứng viện phí, thu tạm ứng tiền ăn, trả lại tiền cho bệnh nhân hàng ngày và hàng tháng nộp về cho kế toán nguồn viện phí kiểm tra và lập phiếu thu, phiếu chi theo đúng quy định.
- Lập báo cáo giải nhiệm biên lai viện phí, hóa đơn hàng tháng, hàng quý.
- Căn cứ chứng từ lập báo cáo miễn giảm, trốn viện hàng tháng.
4. Nhân sự tổ BHYT: 07 nhân viên
- Nhận bảng kê chi phí KCB ngoại trú, nội trú hàng ngày, duyệt và kiểm tra chứng từ thực tế trên phần mềm HIS, đối chiếu số liệu đúng khớp.
- Kiểm tra số xuất toán BHYT, phối hợp với bộ phận giám định BHYT rà soát chi phí KCB BHYT thanh toán đúng chế độ. Kết hợp tổ giám sát BHYT thống kê các trường hợp sai sót, thanh toán BHYT không đúng quy định, lập bảng kê báo cáo giám đốc về các trường hợp nhân viên làm sai và bồi hoàn các chi phí bảo hiểm không chấp nhận thanh toán.
- Hàng tháng, quý tổng hợp báo cáo các mẫu 19, 20, 21, 79, 80/BHYT gửi cho BHXH đúng thời gian quy định; chịu trách nhiệm giải trình chi phí vượt quỹ BHYT hàng quý.
- Lập các báo cáo đột xuất, định kỳ liên quan thanh toán chi phí KCB BHYT.
HÌNH ẢNH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
