PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ

I. TÌNH HÌNH NHÂN LỰC:

Phòng HCQT gồm có 74 nhân viên. Trong đó được phân chia thành các tổ như sau:

1.Tổ văn phòng    

2.Tổ văn thư, tiếp nhận một cửa

3.Tổ kỹ thuật

4.Tổ lái xe

5.Tổ bảo vệ

Sơ đồ tổ chức:

II. CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ:

1.  Chức năng:

• Phòng Hành chính quản trị là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc bệnh viện và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về toàn bộ công tác hành chính quản trị trong bệnh viện.

• Tham mưu cho Giám đốc bệnh viện về công tác quy hoạch xây dựng tổng thể, hành chính và quản trị.

• Thực hiện kế hoạch chiến lược, kế hoạch hàng năm của bệnh viện; giúp Giám đốc bệnh viện quản lý đất đai; cơ sở vật chất, vật tư, trang thiết bị; các hoạt động hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân, khánh tiết; công tác đảm bảo an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ; công tác in ấn; cung ứng vật tư thông dụng; điều phối phương tiện công tác; các hoạt động phục vụ và dịch vụ thuộc trách nhiệm và thẩm quyền.

2.  Nhiệm vụ:

2.1. Hành chính:

2.1.1. Công tác văn thư

• Tổ chức thực hiện và quản lý các văn bản đi, các văn bản đến theo đúng chế độ quy định của công tác văn thư.

• Hướng dẫn thể thức văn bản theo đúng quy định hiện hành.

• Dự thảo báo cáo, công văn, chỉ thị v.v...của bệnh viện theo yêu cầu của Giám đốc bệnh viện.

•  Sao y bản chính các giấy tờ hành chính trong phạm vi được uỷ nhiệm.

• Cấp phát giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, nhân viên bệnh viện theo sự ủy nhiệm của Giám đốc bệnh viện.

• Quản lý chữ ký số, con dấu và bộ tên khắc của lãnh đạo bệnh viện theo các quy định hiện hành.

• Triển khai thực hiện, duy trì ứng dụng phần mềm eOffic trong quản lý văn bản.

2.1.2. Công tác lưu trữ

• Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ các văn bản, giấy tờ, tài liệu lưu trữ chung của bệnh viện.

• Hướng dẫn khoa phòng lập hồ sơ lưu trữ cơ quan hàng năm theo đúng quy định hiện hành.

• Định kỳ thu thập tài liệu lưu trữ (TLLT), bảo quản tốt TLLT, sắp xếp kho lưu trữ ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra cứu sử dụng TLLT.

2.1.3. Công tác tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa

• Tổ chức thực hiện công tác tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa.

• Định kỳ hàng năm lập kế hoạch cải cách hành chính; kiểm soát thủ tục hành chính; rà soát, đánh giá và cải tiến thủ tục hành chính.

• Thực hiện báo cáo định kỳ về tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa.

2.1.4. Công tác an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ

• Lập kế hoạch định kỳ hàng năm và triển khai thực hiện công tác đảm bảo an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ, bảo vệ tài sản của bệnh viện, người bệnh/ người nhà người bệnh và khách đến liên hệ công tác trong phạm vi toàn bệnh viện.

• Phối hợp với các cơ quan chức năng thực tập các phương án chữa cháy; phương án phòng chống thiên tai, thảm họa; phương án bảo vệ tài sản bệnh viện; Quy chế phối hợp về ANTT với công an địa phương.

• Duy trì thường xuyên nhiệm vụ hướng dẫn trật tự lưu thông, đảm bảo các phương tiện đậu đỗ xe đúng nơi quy định.

• Phối hợp thực hiện công tác bảo vệ nội bộ.

2.1.5. Công tác in ấn

• Chịu trách nhiệm in ấn sách giáo khoa, tài liệu và các ấn phẩm chuyên môn phục vụ cho công tác khám chữa bệnh.

2.1.6. Công tác lễ tân

• Tổ chức tiếp đón khách trong nước và nước ngoài đến làm việc với bệnh viện.

• Phối hợp với bộ phận truyền thông và các đơn vị liên quan tổ chức các sự kiện, hội nghị và học tập chung của bệnh viện. 

• Chịu trách nhiệm trang trí khánh tiết trong các ngày lễ khai mạc, bế mạc, tết, hội nghị, hội thảo.

2.1.7. Điều phối phương tiện vận chuyển 

• Quản lý và điều phối đội xe của bệnh viện theo đúng quy định.

• Xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu trình Giám đốc bệnh viện phê duyệt.

• Kiểm tra, theo dõi về mặt kỹ thuật xe thường xuyên, có định kỳ theo đúng quy định, lập kế hoạch, dự trù kinh phí sửa chữa xe.

• Đảm bảo các phương tiện luôn trong tình trạng hoạt động tốt và sẵn sàng phục vụ công tác chuyển viện khi được điều động.

2.2. Quản trị:

2.2.1. Quản lý đất đai, cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật

• Quản lý sơ đồ mặt bằng đất đai, sơ đồ thiết kế và tình trạng về các công trình kiến trúc, hệ thống kỹ thuật của công trình bệnh viện.

• Lập kế hoạch xây dựng cơ bản, làm luận chứng xin kinh phí đầu tư, nâng cấp, sửa chữa các hạng mục công trình. 

• Tổ chức nghiệm thu, theo dõi quyết toán công trình. 

• Giúp Ban Giám đốc quản lý, tổ chức triển khai và thực hiện các dự án đầu tư để xây dựng và phát triển bệnh viện.

• Lập kế hoạch và thực hiện sửa chữa, chống xuống cấp cơ sở vật chất, nhà cửa, hệ thống kỹ thuật. 

• Quản lý và đề xuất ý kiến sử dụng kinh phí và hợp đồng sửa chữa. 

2.2.2. Quản lý, mua sắm vật tư, trang thiết bị không y tế

• Tổng hợp dự trù tài sản vật tư, trang thiết bị thông dụng của các khoa phòng để dự trù ngân sách hàng năm. 

• Thực hiện mua sắm, cấp phát theo đúng tiêu chuẩn, định mức vật tư, trang thiết bị đã được Ban Giám đốc phê chuẩn.

• Theo dõi, quản lý, hướng dẫn sử dụng toàn bộ tài sản, vật tư thông dụng đã cấp phát cho các khoa phòng hoặc các trang thiết bị, hệ thống kỹ thuật, các công trình công cộng. Triển khai lắp đặt vận hành máy móc khi được cung cấp, lập hồ sơ và nội quy sử dụng máy.

• Bảo dưỡng và theo dõi trang thiết bị, máy móc tại các khoa phòng.

• Phối hợp kiểm kê tài sản, trang thiết bị, báo cáo kiểm kê tài sản hàng năm. 

• Tham gia công tác an toàn lao động chung trong toàn bệnh viện. Chú trọng đảm bảo quy chế, nội quy sử dụng, quản lý hệ thống phòng cháy chữa cháy.

• Tham gia kiểm tra công tác bảo hộ lao động trong bệnh viện.

• Định kỳ tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, vật tư trang thiết bị thông dụng, báo cáo giám đốc bệnh viện.

• Nghiên cứu xây dựng định mức tiêu hao vật tư thông dụng để trình giám đốc bệnh viện duyệt và tổ chức thực hiện. Kiểm tra đôn đốc việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả; chống lãng phí, tham ô.

• Định kỳ báo cáo giám đốc về nhận xét việc sử dụng hợp lý vật tư tiêu hao ở các khoa, phòng trong bệnh viện để giám đốc xem xét quyết định việc khen thưởng, kỷ luật.

2.2.3. Đảm bảo các hoạt động phục vụ và dịch vụ 

• Quản lý, sử dụng có hiệu quả hội trường, phòng họp, phòng học; quản lý và bảo quản tài sản, trang thiết bị tại các khu trên theo đúng quy định.

• Đảm bảo các hoạt động dịch vụ như nhà ăn, căng tin, trông giữ xe...phục vụ đáp ứng nhu cầu của CBVC, người bệnh, thân nhân người bệnh và khách đến giao dịch, công tác.

2.2.4. Đảm bảo cung cấp điện, nước; vệ sinh môi trường; chăm sóc cây xanh 

• Đảm bảo cung cấp đầy đủ nước sạch, cung ứng điện;

• Đảm bảo công tác vệ sinh các phòng Ban Giám đốc, khu vực hành chính, khu vực công cộng.

• Đảm bảo vệ sinh ngoại cảnh sạch, đẹp (vườn hoa, cây cảnh), hệ thống cống rãnh thông thoát trong bệnh viện. Định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong bệnh viện

Tập thể nhân viên Phòng Hành chánh quản trị.